Analisi sulle diversità operative, fra sistema cartaceo e l'informatizzazione con Prometheus, del processo di gestione dei farmaci nelle strutture extra-ospedaliere, come RSA, comunità psichiatriche, centri Alzheimer, strutture per disabili, servizi a domicilio e ambulatoriali, centri diurni, ecc...

 

 

Queste sono strutture territoriali di diverse dimensioni e natura giuridica, che offrono a persone per lo più non autosufficienti, in particolare anziani e disabili, un’assistenza tutelare e alberghiera insieme a un’assistenza più specificamente sanitaria (infermieristica, riabilitativa).

Quest’ultima con l’invecchiamento della popolazione e il progredire delle malattie croniche, è diventata sempre più rilevante ed ha accresciuto la complessità globale dell’assistenza di cui i residenti in queste strutture hanno bisogno.

Con il crescere del numero di soggetti residenti affetti da polipatologie, la gestione della terapia è diventata un’attività cruciale. In queste realtà il processo di gestione del farmaco, già di per sé complicato poiché caratterizzato da differenti fasi, attività e professionalità coinvolte, se non adeguatamente controllato, diventa una possibile causa d’inefficienza e inefficacia, fino alla possibilità di eventi avversi.

E’ opportuno essere consapevoli che esiste la possibilità di errori nel processo di gestione del farmaco.

Il Ministero della Salute include gli errori di terapia tra gli eventi sentinella,

ovvero eventi “di particolare gravità, potenzialmente evitabili”.

 

Errore in terapia (Fonte Ministero della Salute).

Qualsiasi errore che si verifica nel processo di gestione del farmaco e può essere rappresentato da:

• errore di prescrizione.

• errore di trascrizione/interpretazione.

• errore di etichettatura/confezionamento.

• errore di allestimento/preparazione.

• errore di distribuzione.

• errore di somministrazione.

 

La cartella cartacea, anche se adeguatamente utilizzata, non permette di avere un sistema di controllo e allarme indipendente dalle azioni dell’operatore.

Già dal momento dell’accoglienza (oppure nella delicata fase di pre o post ricovero ospedaliero in pronto soccorso per emergenza), durante la trascrizione dei farmaci utilizzati al momento dal residente si possono creare delle situazioni potenzialmente pericolose.

Nel cartaceo è una riscrittura sul foglio terapie interno di una prescrizione esistente o la segnalazione dei farmaci consegnati dal parente o addirittura descritti verbalmente. Con il sistema Prometheus solo un utente abilitato può riportare le prescrizioni e sopratutto il farmaco va cercato nel prontuario AIFA, quindi con tutte le informazioni corrette riguardo alla tipologia di somministrazione, principio attivo, dosaggio, controllo LASA, controllo degli stupefacenti, controllo dei farmaci non più prescrivibili o esclusi dal prontuario.

I farmaci sempre nel sistema informatizzato, devono essere codificati correttamente e caricati a magazzino segnalando la provenienza (Servizio Sanitario, acquisto della struttura, paziente, ecc…) ed inserendo, obbligatoriamente, le date di scadenza.

Nelle prescrizioni “al bisogno” nella gestione informatica, si ha tassativamente l’obbligo di riportare la ripetibilità, il dosaggio e il motivo dell’eventuale somministrazione da seguire.

Nelle prescrizioni di anticoagulanti si ha un controllo preciso di ogni singola somministrazione con allarme ai medici della struttura se non sono state tutte controllate. L’infermiere incaricato non può eseguire la somministrazione di un anticoagulante se il medico non ha verificato la dose giornaliera in base ai valori dell’INR.

Ad ogni farmaco prescritto può essere associato l’obbligo di acquisire i parametri fisiologici necessari alla corretta somministrazione (glicemia / pressione / temperature / ecc…).

Ogni modifica parziale o totale del foglio di terapia viene registrata automaticamente nel Diario Clinico del residente (ospite).

Il protocollo operativo in Prometheus della fase di prescrizione è stato studiato e strutturato con l’unico obiettivo di aiutare gli operatori a non fare errori che potrebbero generare eventi avversi. Ogni azione di qualsiasi operatore viene memorizzata con data/ora di esecuzione e non è possibile cancellarla in alcun modo.

Giornalmente l’applicazione Prometheus segnala all’infermiere la quantità di farmaci da caricare sul carrello per permettere la somministrazione giornaliera ai residenti. Segnala i farmaci che hanno una breve durata dopo l’apertura bloccando la somministrazione se si supera il periodo massimo previsto per il prodotto.

Nella delicata fase di somministrazione (generata automaticamente in base ai parametri di prescrizione inseriti dal medico) il tempo è suddiviso in fasce orarie. L’operatore è obbligato a segnalare il motivo di una mancata o parziale somministrazione. Se la prescrizione ha un parametro fisiologico associato l’operatore è obbligato ad inserirlo prima di somministrare.

Per evitare errori di identificazione del residente, nella fase di somministrazione (e anche di prescrizione) viene visualizzata la foto della persona ospitata.

Il controllo dei farmaci a carrello viene eseguito in base ai seguenti parametri (se il prescrittore ha permesso l’utilizzo degli equivalenti): principio attivo, forma farmaceutica (compresse, fiale, ecc..), dosaggio ed unità di misura del dosaggio (mg, mmg, ml, ecc…), modalità di somministrazione (orale, intramuscolo, ecc…), priorità in base alla scadenza.

Esiste in Prometheus anche un importante centro di controllo ad utilizzo del direttore sanitario, dei medici e della responsabile infermieristica per verificare immediatamente e giornalmente l’esito di tutte le somministrazioni.

Naturalmente è presente nel programma Prometheus un sistema di verifica dei farmaci in scadenza (la quantità di giorni di segnalazione della scadenza è a discrezione del direttore sanitario, esempio: 30, 60, 90, ecc…) ed un sistema si scorta minima e soglia di allarme per evitare l’evento avverso da mancanza di farmaci.

Tutte e tante altre possibilità del sistema informatico sono difficilmente gestibili in modo adeguato sul sistema cartaceo, sopratutto per la considerevole quantità di tempo necessaria a riscrivere o riportare tutte le informazioni, con enorme aumento della possibilità di errore.

Nel sistema Prometheus il farmaco viene gestito in due semplici fasi. La prima nel carico a magazzino (utilizzando il barcode o inserendo direttamente il codice AIC presente sulla confezione), la seconda nella prescrizione da parte del medico. Tutto il resto delle operazioni necessarie al corretto utilizzo dei farmaci vengono create automaticamente con i dovuti e necessari controlli.